Elemen Komunikasi Interpersonal

The Element of Interpersonal Communication

Positive Relationships

Hubungan positif tidak terjadi begitu saja. Hubungan positif dibangun dalam waktu yang panjang dan harus dipelihara secara berkelanjutan.

1. CONVERSATION

Relationships dimulai dengan percakapan yang hati-hati.

2. OFFICE POLITICS

Office politics merupakan istilah bagi lingkungan kompetitif yang terjadi ketika tiga atau lebih orang bekerja pada suatu organisasi.

3. RELATIONSHIP REPAIR

With effort, damaged relationships can be

repaired.

Criticism

Kritik dapat membantu meningkatkan kinerja.

RECEIVING CRITICISM

Ketika menghadapi kritik, pada umumnya orang akan merespon dengan perilaku “fight or flight”

Conflict

GENERAL TECHNIQUES

Penyelesaian konflik membutuhkan keterampilan komunikasi interpersonal:

• Act promptly

• Schedule a meeting à face-to-face

• Use active listening

• Focus on the problem, not the person

• Brainstorm solutions

• Formalize the solution

• Implement the solution and set a date for follow-up

WHEN YOU ARE INVOLVED

Take the first step: initiate resolution

Listen before speaking: let the other person tell his

or her story first

Collaborate on a solutions

WHEN YOU ARE A FACILITATOR

Apabila dibiarkan, konflik akan semakin besar.

You may learn about a conflict by

• Observing it

• Being told of it by one or both parties involved in it

• Being informed by third party

Be objective…

Teamwork

TYPES OF TEAMS

Sebuah tim dapat digolongkan kedalam:

Self managed team

à Tim yang memiliki otonomi yang besar.

Process-Improvement Teams

à Tim untuk memperbaiki/merubah proses

Cross-Functional Teams

à Tim yang anggotanya terdiri dari berbagai area fungsional

BENEFITS AND DRAWBACKS OF TEAMWORK

Teams have personal and organizational impact

Effective participation can advance your career

The negatives of working in a group include:

• Loss of control

• Pressure to conform

• Uneven distribution of workload (free riding/social loafing)

CONDITION FOR EFFECTIVE TEAMWORK

Agar teamwork dapat berlangsung dengan baik, diperlukan adanya kondisi:

• Communication must be open and honest

• The team must be cohesive

• Growth must be fostered

MEETING LEADERSHIP AND PARTICIPATION

Rapat merupakan media untuk berbagi informasi

dan menyelesaikan permasalahan.

Keys for effective small-group meeting leadership:

• Determine the purpose of the group

• Determine the purpose of each meeting

• Plan the meeting agenda

• Select and prepare the meeting facility

• Lead the group discussion

Keys for effective small-group meeting leadership

(Con’t):

• Encourage appropriate participation

• Be time conscious

• Resolve group conflicts

• Maintain appropriate records

Keys for successful small-group meeting

participation

• Prepare to participate

• Participate appropriately

• Listen effectively

• Take through notes

• Be courteous

OTHER MEETING FORMATS

Alternative formats can be effective

- E-mail and Groupware

- Audio Conferencing

- Video Conferencing

- Electronic Meeting

Writing Teams

THE TEAM WRITING PROCESS

Adapt the three-step writing process to the team

format:

• Step1: Determine the purpose

• Step2: Analyze the receiver for the you-

viewpoint

• Step3: Compose Message Content

Tujuan Riset

Teknik² Riset

1. PLAN THE RESEARCH

a. Merumuskan Permasalahan

- Pernyataan masalah merupakan deskripsi yang jelas dan akurat mengenai apa yang akan diteliti.

- Contoh: Bagaimana perusahaan dapat meningkatkan moral karyawan?

c. Menentukan Audience

- Cara menulis laporan hasil penelitian ditentukan oleh pengetahuan, minat, opini, dan reaksi emosional pembaca.

2. GATHER INFORMATION

a. Sumber Informasi Sekunder

à Material yang terpublikasi mengenai suatu topik

Traditional Searches

à Library search

WARNING!

b. Sumber Data Primer

- Survey

à untuk mencari informasi dari individual

à In person, by telephone, by mail, electronically

- Focus Groups

- Observations

- Experiments

3. ANALYZE THE INFORMATION

Analisis dapat pendek dan jelas atau panjang dan kompleks.

Tipe & Karakteristik Laporan

1. Informal Report (Laporan Informal)

à Biasanya pendek, dituliskan dalam bentuk memo atau surat.

• Laporan berbentuk memo mengkomunikasikan informasi didalam sebuah organisasi.

• Laporan berbentuk surat melaporkan informasi kepada individu diluar organisasi.

Informal Written Reports

1. PROGRESS REPORTS (LAPORAN KEMAJUAN)

Formal Written Reports

Laporan formal pada umumnya ditulis untuk manajemen tingkat atas.

1. PRELIMINARY SECTION

Preliminary section berisi komponen² laporan yang mendahului body.

2. BODY

3. SUPPLEMENTARY SECTION

Mechanics of Formal Reports

COVER

- Berisi judul, nama penerima, nama pembuat, dan tanggal penyerahan

MARGIN

- General rule is 1” on all sides

SPACING

- Single-spaced, double-spaced

HEADINGS

- Informative heading, structural heading

FOOTNOTES

à Digunakan untuk memberikan kredit bagi

sumber dari bahan yang dikutip

- traditional, contemporary

PAGE NUMBERS

- Preliminary pages should be numbered by placing small Roman numerals (ii, iii, iv, etc.)

- The body should be identified with Arabic numerals (1, 2, 3, etc.)